Whistleblowing sta per segnalazione (dall’inglese letteralmente soffiata).
La materia è stata regolamentata dal D.Lgs. 24/2023, che ha dato attuazione alla Direttiva (UE) 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni delle norme del diritto europeo e delle disposizioni normative nazionali, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo, pubblico o privato, e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.
La norma nasce nel settore pubblico allo scopo di dare protezione ovvero impedire ritorsioni, da parte di colleghi o superiori, contro i soggetti che hanno fatto la segnalazione. Ora è stata estesa anche al settore privato.
Di conseguenza ANAC (Autorità Nazionale AntiCorruzione) ha reso disponibile una piattaforma telematica per le segnalazioni anonime.
Chi sono i soggetti tutelati
I “whistleblowers” sono, come detto, persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, in qualità di:
– lavoratori subordinati e autonomi;
– volontari e tirocinanti, anche non retribuiti;
– azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
altresì
– durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
– durante il periodo di prova;
– successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico.
Ma le misure di tutela si applicano anche:
– ai c.d. “facilitatori” che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
– alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante che siano legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il 4° grado;
– ai colleghi di lavoro del segnalante;
– agli enti di proprietà o per cui lavora il segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo.
Quali le segnalazioni rilevanti?
Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.
Saranno dunque possibile oggetto di segnalazione le condotte:
– penalmente rilevanti;
– poste in essere in violazione dei Codici di comportamento o di altre disposizioni interne sanzionabili in via disciplinare;
– suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all’azienda di appartenenza;
– suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
– gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
– le condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
– gli illeciti che rientrano nei seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari; riciclaggio; finanziamento del terrorismo;
– atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea.
Viene inoltre specificato che le disposizioni del decreto NON si applicano alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico o con le figure gerarchicamente sovraordinate.
Procedura: obblighi dei datori di lavoro e canali di segnalazione
I datori di lavoro interessati debbono predisporre procedure e canali di comunicazione utili a favorire le segnalazioni, garantendo l’anonimato e la riservatezza dell’autore e dei documenti prodotti.
La tutela può riguardare anche lavoratori autonomi, non dipendenti ma con rapporto di collaborazione o consulenza.
Devono essere messe a disposizione di tutti i dipendenti informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne o esterne.
Le informazioni vanno esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonchè rese accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico e rese pubbliche eventualmente nel sito internet aziendale.
I canali per effettuare la segnalazione sono tre: interno, esterno e pubblico.
Canale interno
La gestione deve essere affidata ad una persona o ad un ufficio interno, autonomo, dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.
La gestione prevede anche un coinvolgimento dei sindacati.
Occorre prevedere a cadenza periodica la formazione in materia di whistleblowing e definire le modalità operative per la gestione delle segnalazioni.
Occorre anche prevedere adeguate modalità di tutela del segnalante. In particolare, sarà necessario garantire la riservatezza della sua identità, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione; regolamentare il processo di analisi e gestione delle segnalazioni ricevute; predisporre policy e procedure specifiche in materia di whistleblowing; assicurarsi di garantire al segnalante la massima trasparenza di tutto processo; dotarsi di piattaforme informatiche dedicate.
Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, deve essere effettuato a norma del regolamento Ue 2016/679 (alias GDPR), del D.Lgs. n. 196/2003 (alias codice della privacy), del D.Lgs. n. 51/2018 (disciplina della privacy in ambito giudiziario penale) e del regolamento Ue 2018/1725 (disciplina della privacy da parte delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell’Unione europea).
I dati personali, che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, non devono essere raccolti o, se raccolti accidentalmente, devono essere cancellati immediatamente.
Canale esterno
Il canale esterno, attivato dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), è accessibile in via residuale, rispetto al canale di segnalazione interna qualora:
– non sia prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna o, anche se obbligatorio, non risulta essere attivo o, anche se attivato, non risulta essere conforme;
– la persona segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
– abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
– abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Canale pubblico
La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica (tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone) beneficia della protezione prevista dal D.Lgs. 24/2023 se, al momento della divulgazione stessa, ricorra una delle seguenti condizioni:
– la persona segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero abbia effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non sia stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
– la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
– la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
I canali devono garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta (anche con modalità informatiche) o orale (attraverso linee telefoniche o altri sistemi di messaggistica vocale, o, se la persona segnalante lo richieda, anche attraverso un incontro in presenza fissato in un tempo ragionevole).
I canali devono:
a) rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
b) mantenere interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute con riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Tutele
Valorizzando la buona fede del segnalante al momento della segnalazione, è previsto che la persona segnalante beneficerà delle tutele solo se, al momento della segnalazione, aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere.
In particolare i “whistleblowers” non possono subire ritorsioni, dirette o indirette, tra le quali il Decreto comprende ad esempio (elenco non tassativo):
– il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
– la retrocessione di grado o la mancata promozione;
– il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
– la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
– le note di merito negative o le referenze negative;
– l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
– la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
– la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
– la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
– il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
– i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
– l’annullamento di una licenza o di un permesso;
– la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Le disposizioni si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di divulgazione pubblica anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni.
In caso di ritorsioni commesse nel contesto lavorativo privato, l’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
È onere della persona che ha compiuto l’azione ritorsiva, in caso di controversie, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
Il D.Lgs. 24/2023 prevede inoltre una modifica dell’art. 4 Legge 604/1966, disponendo che il licenziamento, conseguente alla segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica effettuate ai sensi del Decreto in esame, sia nullo.
Sanzioni
ANAC, unico soggetto competente a valutare le segnalazioni e l’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative sia per quanto concerne il settore pubblico che quello privato, dispone, inoltre, l’invio delle segnalazioni aventi ad oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza alla competente autorità amministrativa o giudiziaria.
Fermi restando gli altri profili di responsabilità, ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
– da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12;
– da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
– da 500 a 2.500 euro, quando viene accertato che è stato violato l’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
I soggetti del settore privato prevedono, inoltre, in aggiunta nel sistema disciplinare adottato, sanzioni disciplinari nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti.
Le scadenze nel settore privato
Le scadenze per l’attuazione delle norme del D.Lgs. 24/2023 sono diversificate sulla base della dimensione aziendale o di altri aspetti descritti nella tabella seguente:
| Media dipendenti negli ultimi 12 mesi | Scadenze obblighi | attività |
| datori di lavoro con più di 249 dipendenti | entro il 15 luglio 2023 | |
| datori di lavoro con almeno 50 dipendenti | entro il 17 dicembre 2023 | |
| datori senza limiti dimensionali | entro il 17 dicembre 2023 | servizi finanziari |
| datori senza limiti dimensionali | entro il 17 dicembre 2023 | con modello organizzativo D. Lgs 231/2001 |
Per il calcolo dei dipendenti medi il decreto non fornisce indicazioni specifiche.
Si potrà probabilmente fare riferimento alla normativa vigente per altri istituti per cui vanno computati,
- i lavoratori subordinati a tempo indeterminato e pieno
- i lavoratori con rapporto part-time (“pro-quota” secondo le indicazioni dell’art. 9 del D.Lgs. 81/2015)
- i lavoratori con rapporto a tempo determinato (secondo la previsione dell’art. 27 del D.Lgs. 81/2015)
- i lavoratori intermittenti (con le modalità stabilite dall’art. 18 D.Lgs. 81/2015.)
Maggiori chiarimenti potranno essere forniti nelle prossime settimane da parte di ANAC attraverso le linee guida.